Laat medewerkers zelf hun loonpakket samenstellen. Hoe stelt u als zaakvoerder een cafetariaplan op?

De naam blijft misschien wat ongewoon klinken, maar voor de rest is een cafetariaplan de ideale manier om medewerkerstrouw te optimaliseren: u laat die medewerker namelijk zelf zijn of haar loonpakket samenstellen. Maar hoe stelt u als zaakvoerder dergelijk cafetariaplan op? Hoe komt u als werkgever tot het ideale cafetariaplan?

Cafetariaplan?

De naam blijft wat ongemakkelijk klinken, maar verwijst naar het feit dat een werknemer zijn loonpakket zelf kan samenstellen, net zoals iemand in een cafetaria zijn plateau kan vullen met de door hem of haar gewenste producten. Anders gezegd: een cafetariaplan biedt werknemers de mogelijkheid een gepersonaliseerd loonpakket samen te stellen dat geen invloed heeft op de loonkost. Waarom niet? Omdat de beloningen gefinancierd worden met het flexibel deel van het loon, zoals de eindejaarspremie of een deel van het brutoloon. Op die manier is een cafetariaplan een honderd procent budgetneutrale maatregel die u en uw medewerker niettemin heel wat voordelen biedt. What’s not to like?

Voordelen?

Het cafetariaplan is voordelig voor de werknemer, die hiermee zijn of haar loon kan personaliseren en modelleren op maat van de behoeftes. Stel dat die niet zozeer veel geld wil verdienen, maar liever extra vakantiedagen opneemt: dat maakt en cafetariaplan dat mogelijk. Ook pensioensparen, bedrijfsfiets, opleidingen, multimedia … behoren tot de mogelijkheden.

Nog een voordeel voor de werknemer is dat hij of zij specifiek kan kiezen voor fiscaal voordelige elementen. Ten slotte is het voor werknemers met een hart voor duurzaamheid mogelijk om te kiezen voor groene voordelen, zoals een treinabonnement. Net zoals werknemers die work-life balance primordiaal vinden keuzes in die richting kunnen maken.

Maar ook voor de werkgever is het mogelijk maken van een cafetariaplan een troef, omdat het hem in de arbeidsmarkt des te aantrekkelijker profileert: welke werknemer wil nu niet (een deel van) het loon zelf samenstellen? De grootte van de organisatie doet er bovendien niet toe: zowel multinationals, corporates als kmo’s kunnen er gebruik van maken.

Bovendien heeft onderzoek aangetoond dat de overgrote meerderheid van de medewerkers zelf het loon wil samenstellen, en dat medewerkers die dat effectief kunnen een grotere loyaliteit naar de werkgever toe zullen tonen. Omdat ze zich door die mogelijk meer betrokken voelen bij de keuzes en strategie van het bedrijf. Zeker omdat ze hun cafetariaplan jaarlijks kunnen hernieuwen en bijgevolg aanpassen aan eventuele nieuwe noden.

Hoe opstellen?

Maar de vraag is natuurlijk hoe u als zaakvoerder een cafetariaplan opstelt? In wezen bent u helemaal vrij om te kiezen welke extralegale voordelen u erin opneemt, zonder dat het extra loonkosten met zich meebrengt.

Het aanbod is in elk geval vrij groot en kan in zes verschillende categorieën worden ondergebracht.

• Financieel
  Het meest eenvoudige voordeel: de werknemer kan ervoor kiezen het cafetariaplanbudget als (bruto) premie te laten uitbetalen. Dit is voor werknemers wel de fiscaal minst interessante keuze.
• (Groene) mobiliteit
  Kleinere of grotere bedrijfswagen, treinabonnement, bedrijfsfiets lenen of leasen, deelmobiliteit …
• Sociale voordelen
  Pensioensparen, hospitalisatieverzekering, terugbetaling internetkosten, maar ook rookstopbegeleiding, trajecten rond well-being …
• Multimedia
  Een laptop, tablet, smartphone of PC
• Work-life balance
  Extra vakantiedagen, inrichting thuiskantoor van de werknemer …
• Bedrijfscultuur
  Cheques voor opleidingen, kortingen voor bepaalde producten of diensten, en zelfs de mogelijkheid schenkingen aan het goede doel te doen

Omdat er dus veel keuze is, wordt het aangeraden als zaakvoerder samen te werken met de HR-dienst, dan wel een externe specialist in sociale administratie en HR (Securex, Acerta …). Die laatste hebben ook op maat gemaakte tools en software om dit cafetariaplan uit te werken en bij te sturen.

In samenspraak stelt u het budget en de basis voor de flexibele verloning op, en gaat u vervolgens aan de slag om dat plan in te vullen. Belangrijk hierbij is dat u uw medewerkers goed kent. Leeft er in de organisatie een nood aan een betere work-life balance? Is duurzaamheid een topic dat op de werkvloer leeft? Externe partners kunnen hierbij een enquête uitvoeren bij het personeel, waaruit heel wat bruikbare inzichten komen over het effect van deze of gene voordelen.

Besluit: het belang van communicatie

Zoals gezegd is een cafetariaplan een maatregel waarbij u als zaakvoerder niets te verliezen heeft: het is budgetneutraal, het verhoogt de retentie en productiviteit, en het maakt u aantrekkelijker in de markt. Ook voor de werknemer, die zo een deel van zijn loon kan personaliseren, is het meer dan aantrekkelijk.

Belangrijk is daarom, als u het effect wil maximaliseren, om er voldoende en helder over te communiceren als u het wil invoeren. Even belangrijk is het om werknemers die gewoon hun loon willen blijven ontvangen, gerust te stellen door hen te garanderen dat een cafetariaplan niet verplicht is en dat het even goed mogelijk is er om er geen gebruik van te maken. Maar dat ze indien gewenst wel na verloop van tijd kunnen instappen. •