Externe assistentie voor meer interne ‘excellentie’

Ondernemers willen ondernemen. Dat klinkt logisch, maar het wordt hen door administratie, accountancy, regelgeving en andere ‘randzaken’ vaak moeilijk gemaakt. Digitalisering en automatisering kan hierin van goudwaarde zijn, al dan niet in combinatie met externe expertise. 

Boonen, gespecialiseerd in zonweringen, terrasoverkappingen en raamdecoratie, deed tot voor kort nog veel op papier. Hierdoor was het moeilijk om 100 procent op de corebusiness te focussen. “Er drong zich een vernieuwingsoperatie op in de vorm van doorgedreven digitalisering, ook wat de boekhouding betreft”, aldus zaakvoerder Jeroen Boonen. “Daarvoor hebben we externe experten ingeschakeld. Zij hebben eerst alles in beeld gebracht en vervolgens heel die flow gedigitaliseerd. Met als gevolg dat we onze rapporten nu al een maand na input krijgen, waar dat vroeger een half jaar was. Ons buikgevoel als ondernemer is nu met andere woorden ook in de cijfers en rapporten te lezen.” 

Skills niet non-stop nodig

Externe expertise kan om meer dan één reden aangewend worden. “Het kan eenmalig zijn, omdat je als bedrijf bijvoorbeeld een overname overweegt en daar niet de nodige knowhow rond hebt”, aldus Koen De Staercke, CEO van strategische kennispartner VGD. “Het heeft geen zin zo’n expert vast in dienst te nemen, want je hebt die skills uiteraard niet non-stop nodig: een volgende overname zal zich misschien maar binnen pakweg tien jaar voordoen.” Een andere reden is snelheid. “Als je met een externe partij werkt voor een specifieke vraag, kan je snel schakelen. Je hebt toegang tot die expertise op korte termijn. Terwijl als je iemand in dienst wil nemen, zal het een hele tijd duren vooraleer je het juiste profiel gevonden hebt.”  

Zeker op vlak van technologie en regelgeving verandert bovendien alles zo snel dat het eigenlijk een enorm risico inhoudt om in te zetten op de knowhow van één individu. “Anders gezegd: als je iemand vast in dienst neemt, beperk je je als organisatie eigenlijk tot de kennis en ervaring van die ene persoon. Dan ben je vaak, maar uiteraard niet altijd, beter af met een externe specialist. Denk trouwens niet dat dit alleen voor kleine kmo’s geldt: ook voor multinationals is de regelgeving rond bijvoorbeeld tax zo complex geworden dat ze een beroep doen op outsourcing.”, verduidelijkt Koen De Staercke. 

Strategische competentie 

“Een belangrijke vraag die je je moet stellen, is of het gaat om een strategische competentie”, gaat Koen De Staercke verder. “Neem nu IT: moet je zo’n profiel in huis halen omdat je die knowhow écht en structureel nodig hebt, of eerder kijken naar externe ondersteuning omdat het vooral om ad hoc-vragen gaat? Bedenk daarbij dat als je met een partij buiten de organisatie werkt, deze jouw organisatie met een frisse blik en zonder emotie zal bekijken en dingen in vraag zal stellen waar jij niet bij hebt stilgestaan. Ook dat kan heel waardevol zijn.”  

Externe expertise kost natuurlijk geld. Minder dan wanneer je iemand vast in dienst zal nemen, maar toch: is de return on investment van externe ondersteuning eigenlijk altijd meetbaar? Of zou het dat moeten zijn? “Mijn persoonlijke visie hierop: hoe meer je kan meten, hoe beter”, antwoordt de CEO van VGD. “Alleen is niet alles meetbaar. Bovendien moet je die return on investment goed definiëren: is dat altijd financieel? Nee. Voor bepaalde operationele zaken als IT kan je die oefening doorgaans wel maken, maar in de andere gevallen luidt mijn advies: kijk vooral of de expertise in lijn is met jouw strategie en competenties, en waar vooral de groei zit die door die expertise kan bewerkstelligd of versneld worden. ROI kan dus ook zijn: een stap zetten in de richting waar je strategisch naartoe wilt.”   

Hoe dan ook is zaakvoerder Jeroen Boonen heel tevreden met het digitaliseringstraject dat ze met de externe partner aflegden. “Digitalisering van de boekhouding laat ons nu toe vooruit te blikken naar het komende jaar, in plaats van achteruit naar het voorbije half jaar”, besluit hij. “Strategisch gezien een enorme stap voorwaarts.”