Zo pak je de re-integratie van langdurig zieke medewerkers aan

Hoe langer een zieke werknemer afwezig blijft, hoe moeilijker het wordt om een duurzame terugkeer naar de werkvloer te realiseren. Met het re-integratietraject bestaat er gelukkig een geijkte procedure om langdurig arbeidsongeschikte medewerkers opnieuw aan het werk te krijgen, al dan niet tijdelijk in aangepaste vorm of elders. Als werkgever heb je logischerwijs bepaalde verantwoordelijkheden in dit verhaal.

Langdurige arbeidsongeschiktheid is geen pretje. Niet voor de werkgever, en nog veel minder voor de zieke of de geblesseerde werknemer zelf. Een snelle maar vooral juiste en aan de persoonlijke noden aangepaste re-integratie is dan ook noodzakelijk. Werknemers kunnen hiervoor terecht bij meerdere partijen en instanties, maar de re-integratiemogelijkheden bij de eigen werkgever genieten de voorkeur. Een vertrouwde omgeving kan immers wonderen doen.
Om de terugkeer naar de werkvloer van langdurig zieke werknemers te bevorderen, wijzigde de wetgever vorig jaar verschillende aspecten van de regelgeving rond het zogenaamde re-integratietraject. De beleidsmakers beslisten dat ontslag om medische redenen niet langer via dat traject mag verlopen, maar focusten hoofdzakelijk op de procedures en de termijnen die daarin een rol spelen. De voornaamste krachtlijn: nog sneller en efficiënter actie kunnen ondernemen.

Terugkeren naar de werkvloer

Zodra een medewerker één maand arbeidsongeschikt is, is het aan jou als werkgever om de preventieadviseur-arbeidsarts (en zijn team) in te lichten en de contactgegevens van de persoon in kwestie door te geven. De arts heeft dan de taak om de afwezige werknemer te wijzen op de mogelijkheid om een consultatie in te plannen en te informeren over het re-integratietraject.

Voorafgaand aan hun terugkeer naar het werk of als ze met vragen zitten over de bestaande re-integratiemogelijkheden, mogen werknemers altijd zelf een afspraak maken bij de arbeidsgeneesheer of contact opnemen met hun werkgever voor een informeel gesprek. Ook hebben ze de kans om een officieel re-integratietraject op te starten, al is dat niet verplicht. Het traject bestaat vooral om de werkhervatting van mensen die nood hebben aan een (tijdelijk) aangepaste functie te ondersteunen.

Voor re-integratie na afwezigheid omwille van een arbeidsongeval of een beroepsziekte geldt een ander systeem: pas wanneer de wettelijke procedures voor wedertewerkstelling in zulke specifieke omstandigheden niet meer van toepassing zijn, komt het re-integratietraject op de proppen.

Het re-integratietraject binnen het nieuwe KB

De nieuwe wetgeving rond re-integratie, die in het najaar van 2022 het levenslicht zag, stelt dat nog slechts drie partijen zo’n re-integratietraject op gang mogen brengen: de werkgever, de behandelende arts (de huisarts of een specialist) van de werknemer en natuurlijk de werknemer zelf. Dat kan door een procedure te initiëren bij de preventieadviseur-arbeidsarts, een spilfiguur in de onderneming die ook een belangrijke rol opneemt in het re-integratieverhaal.

Waar je als werkgever voorheen pas na vier maanden arbeidsongeschiktheid een schriftelijke aanvraag mocht indienen, kan je nu al na drie ononderbroken maanden actie ondernemen. Wanneer de werknemer je een medisch attest van definitieve werkongeschiktheid bezorgt, mag je de bal zelfs nog vroeger aan het rollen brengen. Werknemers hoeven op hun beurt geen termijn af te wachten en mogen meteen contact opnemen met de arbeidsarts.

Na een geaccepteerd re-integratieverzoek licht de arbeidsarts alle betrokkenen in over het ingezette traject. Vervolgens moet de arts de werknemer en z’n situatie binnen een termijn van 49 kalenderdagen onderzoeken, een oordeel vellen en advies verlenen over aangepast of ander werk in het huidige bedrijf of elders. Er zijn voortaan nog drie mogelijke beslissingen:

1. De werknemer is tijdelijk ongeschikt om zijn of haar job uit te oefenen, maar kan in afwachting van herstel aangepast werk verrichten (eventueel in een systeem van progressieve werkhervatting).
2. De werknemer is definitief ongeschikt om zijn of haar job uit te oefenen, maar kan aangepast werk verrichten.
3. Er is om medische redenen nog geen oordeel mogelijk en het traject wordt voor minstens drie maanden opgeschort.
   Zodra de arbeidsgeneesheer de knoop doorhakt en aangeeft hoe de nieuwe werkomgeving eruit hoort te zien, is het (opnieuw) aan jou als werkgever. Het is dan zaak om de situatie uitgebreid onder de loep nemen, samen met alle actoren die een relevante bijdrage kunnen leveren, en op zoek te gaan naar de haalbaarheid van aangepast of ander werk.

Bij een positieve evaluatie stel je in lijn met de richtlijnen en in overleg met de behandelende arts een re-integratieplan op. Na een negatief besluit dien je een gemotiveerd schrijven in en neemt een terug-naar-werkcoördinator van het ziekenfonds van de werknemer het (terug-naar-werk)traject en de zoektocht naar een nieuwe werkplek in handen. Je hebt hiervoor 63 kalenderdagen (oordeel A) of een half jaar (oordeel B) de tijd, maar ook in deze fase van de procedure is het aangewezen om snel te handelen.

De rechten en plichten van de zieke werknemer

Na een positief besluit en de melding dat aangepast werk in het eigen bedrijf een optie is, moet de werknemer binnen een termijn van vijf dagen – voorheen ging het nog om twee weken – laten weten of hij of zij al dan niet instemt met het voorgestelde re-integratieplan. Een weigering is uiteraard toegestaan. Dan loopt het re-integratietraject af.

Ook eerder in het proces heeft de werknemer het recht om het traject af te wijzen of een halt toe te roepen. Indien de arbeidsgeneesheer de beslissing nam om hem of haar definitief arbeidsongeschikt te verklaren, kan de werknemer beroep aantekenen. Dan wordt het re-integratietraject geschorst in afwachting van een uitspraak.

Wanneer de preventieadviseur-arbeidsarts tijdens het voorafgaande onderzoek overleg wil plegen met anderen, bijvoorbeeld met de behandelende arts (huisarts of een specialist) of de werkgever, moet de werknemer daar eerst toestemming voor verlenen.
Gedurende het volledige re-integratietraject kan de werknemer rekenen op de begeleiding van een werknemersafgevaardigde uit het comité voor preventie en bescherming op het werk of een vakbondsafgevaardigde. Het is aan de werkgever om zulke contacten te faciliteren.

Een adequaat re-integratieplan opstellen

Doorheen het hele re-integratieproces heb je als werkgever tal van verantwoordelijkheden. Dat begint al vóór het eigenlijke re-integratietraject in werking treedt, bij de eerste melding aan de arbeidsgeneesheer of bij de latere opstart van de procedure. Ervoor zorgen dat de uitnodiging voor een consultatie effectief bij de afwezige terechtkomt, door indien nodig een persoonlijk e-mailadres aan te leveren of enkele herinneringen te sturen, is bijvoorbeeld een van de taken van een bedrijf. Het is ook aan de werkgever om de trajectgebonden verplaatsingskosten van de zieke medewerker te vergoeden.

Bij het uitwerken van een gedegen re-integratieplan, logischerwijs een essentiële stap in het traject, is overleg een must. Je kan de preventieadviseur-arbeidsarts aanspreken en in gesprek gaan met de betrokken medewerker, maar ook andere interne (dienst HR, opleidingsverantwoordelijke, …) en externe (terug-naar-werkcoördinator mutualiteit, arbeidsdeskundige, …) partijen beschikken over de expertise om de re-integratie te bevorderen.

Het re-integratieplan bevat idealiter alle nodige maatregelen om de terugkeer zo voorspoedig mogelijk te laten verlopen. Zo is het bij aangepast werk noodzakelijk om de werkplek af te stemmen op de huidige gezondheidssituatie of de fysieke toestand van de werknemer. Terwijl iemand met chronische hoofdpijn best in een aparte bureauruimte terechtkomt, moet je voor een rolstoelgebruiker nadenken over de toegankelijkheid van de werkpost. Wijzigingen in het takenpakket, het werkvolume en het uurrooster behoren eveneens tot de mogelijkheden. En wanneer het om ander werk gaat, zijn een duidelijke rolomschrijving en toegang tot opleidingen onmisbaar.

Meer algemeen is het cruciaal om voldoende snel te handelen in het re-integratietraject, met het oog op de wettelijke termijnen maar vooral om de kans op slagen te maximaliseren. Om diezelfde reden is het tevens een goed plan om de individuele trajecten te integreren in een ruimer collectief kader: een situatie waarin iedereen binnen een onderneming betrokken is bij de re-integratie levert ongetwijfeld betere resultaten op. Tot slot verdient ook preventie de nodige aandacht, want met een goed welzijnsbeleid kan je heel wat afwezigheidsdagen voorkomen.