Zes toepassingen van chatbots in uw bedrijf

Chatbots zijn meer dan louter digitale gesprekspartners. Met behulp van artificiële intelligentie maken ze een breed scala aan toepassingen mogelijk in B2B-omgevingen. Of het nu gaat om communicatie met uw klanten of als digitale assistent van uw werknemers, chatbots hebben heel wat te bieden. We belichten hier zes toepassingen waarmee chatbots uw bedrijf kunnen verrijken.

De volgende toepassingen geven een idee van wat chatbots voor uw bedrijf kunnen betekenen:

1. Snellere klantenservice

Dit was een van de eerste toepassingen van chatbots in bedrijven: 24/7 ondersteuning kunnen bieden aan klanten door hen te laten chatten met een computerprogramma. Het voordeel van chatbots ten opzichte van een door mensen bemande klantendienst is ook dat er een onbeperkt aantal gesprekken op hetzelfde moment mogelijk is, wat op piekmomenten uw klanten een snellere reactie oplevert.

Dankzij de grote taalmodellen, gepopulariseerd door OpenAI’s ChatGPT, is de technologie ondertussen heel wat veelzijdiger en natuurlijker dan de eerste chatbots, die nog vaak volgens vaste scripts werkten. U kunt een groot taalmodel informatie leveren over alles waarover uw klanten vragen zouden kunnen stellen. Met een eenvoudige vraag in natuurlijke taal krijgen ze dan onmiddellijk antwoord van de chatbot, of het nu om productaanbevelingen of supportvragen gaat. Op die manier kunt u ook uw klantendienst ontlasten, zodat zij hun tijd gerichter kunnen besteden aan het beantwoorden van de moeilijkste vragen.

2. Gepersonaliseerde klantenervaring

In marketing is het belangrijk dat u content zo goed mogelijk op uw doelpubliek afstemt. Maar dat doelpubliek is zelden homogeen, waardoor u niet met één boodschap iedereen even goed kan bereiken. Traditioneel wordt deze uitdaging aangepakt door uw potentiële klanten in diverse doelgroepen of persona’s onder te verdelen en dan voor elk van die groepen content te maken met de juiste focus en in de juiste toon. Dat is een tijdrovend proces, maar wel een dat u heel wat kan opleveren.

Een chatbot kan u ondersteunen bij het creëren van content, zelfs op maat van individuele klanten. U geeft dan alle informatie die u over de doelgroep of klant hebt, zoals interesses, leeftijd, geslacht, en aankopen of interacties met uw bedrijf in het verleden. Daarna legt u uit wat voor content met welke boodschap u wilt schrijven. Vervolgens krijgt u een aanzet voor een tekst, die u in uw conversatie met de chatbot nog kunt bijsturen, of die u zelf als basis gebruikt om te herschrijven tot de tekst die u communiceert. Dat spaart u heel wat tijd uit.

3. Leadgeneratie

Voor leadgeneratie is het belangrijk dat u zoveel mogelijk informatie over prospecten krijgt. Dan kunt u hen immers zo gericht mogelijk benaderen met het uiteindelijke doel om hen als klant binnen te halen. Maar de klassieke manieren voor leadgeneratie leggen wel een hoge drempel voor prospecten op, wat hen wel kan afschrikken. Elke keer dat ze een formulier dienen in te vullen om bijvoorbeeld een whitepaper of brochure te kunnen downloaden, is een stap dat ze kunnen afhaken.

Met een chatbot op uw website verlaagt u eenvoudig die drempel. De chatbot kan immers op basis van de pagina’s die de prospect op uw website bezoekt gerichte vragen stellen. Veel bezoekers zullen ook sneller geneigd zijn om in een chatvenster op enkele vragen te antwoorden in plaats van een onpersoonlijk formulier te moeten invullen. De chatbot kan ook al een opvolgvergadering met een verkoper inplannen als de bezoeker interesse toont. Door een aangename conversatie te voeren waarbij de bezoeker zich persoonlijk gehoord voelt, is de kans ook groter dat die laatste zijn of haar contactgegevens achterlaat.

4. Self-service voor HR-taken

Werknemers hebben regelmatig vragen over allerlei regels, policy’s of wetgeving die op hen van toepassing zijn in hun werkomgeving. Hoeveel verlofdagen hebben ze nog, hoe moeten ze tijdskrediet aanvragen, hoeveel mobiliteitsbudget hebben ze en waaraan kunnen ze dat besteden? Door dit soort goed afgelijnde standaardvragen uit te besteden aan een chatbot, kan de HR-afdeling meer aandacht besteden aan vragen van werknemers waarvoor ze met hun expertise meerwaarde kunnen bieden.

In het ideale geval is zo’n chatbot nauw geïntegreerd in de communicatietools die werknemers gewend zijn om te hanteren. Dan kunnen ze bijvoorbeeld rechtstreeks vanuit Microsoft Teams een chatgesprek aangaan met de HR-bot om hun vragen te stellen. Die chatbot is gekoppeld met de personeelsdatabase en heeft toegang tot alle interne HR-documenten. Op deze manier krijgen werknemers snel en met een lage drempel antwoord op hun vragen. Dit is ook ideaal voor onboarding van nieuwe werknemers. En is de chatbot niet voldoende voor een complexere vraag, dan worden ze natuurlijk nog altijd doorgestuurd naar een van de HR-medewerkers die hen verder helpt.

5. Complexe documenten doorzoeken

Grote taalmodellen zijn goed in het zien van patronen in uitgebreide hoeveelheden tekst. Laat dit nu net een tijdrovende taak zijn voor mensen. Of het nu gaat om handleidingen, wetteksten, lastenboeken of rapporten, wanneer u een vraag hebt, kruipt er wel wat tijd in om de documenten te doorploegen. En al zeker als u het antwoord in meerdere documenten moet zoeken of er documenten voor moet vergelijken.

Een chatbot die getraind is op deze documenten, biedt een conversationele interface aan, waardoor u als het ware de documenten in gewone taal kunt ondervragen. U kunt dan eenvoudig vragen wanneer een specifieke wet in voege is getreden, wat de veranderingen zijn vergeleken met een vorige wet, welke producten specifieke functionaliteit hebben, en nog veel meer. In het ideale geval is de kennis van de chatbot ook eenvoudig uit te breiden door nieuwe documenten gewoon ergens in een gedeelde map te plaatsen waar het grote taalmodel dan op getraind wordt.

6. Brainstormen

De hedendaagse chatbots die op grote taalmodellen gebaseerd zijn, vormen ideale sparringpartners voor brainstormsessies. Een nieuwe bedrijfsslogan of een originele activiteit voor teambuilding verzinnen is dan zo gebeurd. U kunt het zo gek niet bedenken of u kunt het vragen. Daarbij put de chatbot uit de grote hoeveelheden tekst waarop ze getraind is en komt ze vaak tot unieke voorstellen die we zelfs als creatief zouden omschrijven.

Bij brainstormen maakt het niet uit dat er ook veel onbruikbaars bij de antwoorden zit: alles kan, en er hoeft maar één geniale vondst tussen te zitten om van een succes te spreken. En hierin hebben chatbots één groot voordeel: ze zijn onvermoeibaar en ze hebben in een mum van tijd grote hoeveelheden voorstellen gedaan waar u zelf uren zou over doen om ze te verzinnen. U hoeft alleen maar het voorstel te kiezen waarin u het meeste potentieel ziet of daarop voort te bouwen.

Chatbots zijn meer dan een hype. Het zijn waardevolle en nuttige instrumenten die een bedrijf kunnen transformeren en helpen groeien. Of het nu gaat om interacties met klanten, het stroomlijnen van interne processen of het stimuleren van creativiteit, chatbots hebben veel te bieden. Met de juiste integratie van deze geavanceerde technologie in uw bedrijfsprocessen kunt u zeker profiteren van de vele mogelijkheden.