Bart Meert: E-facturatie in België: Een (grote) stap vooruit, ook voor uw bedrijf ?

Allereerst is het belangrijk om te begrijpen dat e-facturatie verwijst naar het proces waarbij facturen elektronisch worden verzonden en ontvangen via gestructureerde dataformaten zoals XML. Dit staat in schril contrast met traditionele papieren facturen of zelfs PDF-bestanden die via e-mail worden verstuurd. Het gaat hier over een Machine to Machine (M2M) verwerking van de facturen. Hierbij werd geopteerd om gebruik te maken van het Peppol netwerk, dat het mogelijk maakt om wereldwijd e-facturen te verzenden en ontvangen en dat in België ook al gebruikt werd voor de ondertussen reeds verplichte e-facturatie in het kader van overheidsaanbestedingen.  

Efficiëntie is één van de grootste voordelen van e-facturatie. Het handmatig verwerken van facturen kan tijdrovend en foutgevoelig zijn. Door automatisering kunnen bedrijven hun factureringsprocessen versnellen en nauwkeuriger maken. Bovendien kunnen betalingen sneller worden verwerkt omdat elektronische facturen direct in boekhoudsystemen kunnen worden geïmporteerd. Hierdoor wordt ook de administratieve kost zwaar gereduceerd. Bij een stap van papieren facturen naar e-facturatie rekent men op een kostenbesparing van liefst 75%!  

Toch zijn er zeker ook uitdagingen verbonden aan deze overgang. Ongeveer 1,2 miljoen BTW-plichtigen zullen tegen 1 januari 2026 de stap moeten zetten naar e-facturatie. Vooral kleine ondernemingen en zelfstandigen maken zich zorgen over de kosten en complexiteit van het implementeren van deze nieuwe systemen. Er zijn nochtans betaalbare oplossingen op de markt die zich focussen op KMO’s. Bovendien kunnen kleine ondernemingen profiteren van een fiscale aftrek van 120% voor o.a. de aanschaf van de noodzakelijke softwareoplossingen. De e-facturatie Business Expert Group van het VBO werkte in samenwerking met de FOD Financiën een aanmeldingsprocedure uit voor softwareleveranciers die e-facturatie oplossingen aanbieden. De lijst, die vrij beschikbaar is op https://efactuur.belgium.be/ telt sedert de eerste publicatie begin oktober van dit jaar ondertussen al ruim meer dan 160 oplossingen en er komen er nog elke dag bij!  

Ondanks de uitdagingen waar de bedrijven mee geconfronteerd worden is de algemene consensus dat e-facturatie een stap vooruit is voor België. Een stap die de andere Europese lidstaten trouwens ook volop aan het zetten zijn. De ervaring uit landen zoals Italië, waar vergelijkbare maatregelen al eerder werden ingevoerd, toont aan dat e-facturatie uiteindelijk leidt tot meer efficiëntie en minder fraude. 

Vooruitkijkend naar 2026 moeten Belgische bedrijven zich voorbereiden op deze verandering door nu al tijdig stappen te ondernemen richting digitalisering van hun financiële processen. Dit betekent investeren in technologie, mensen opleiden en samenwerken met hun softwareleveranciers die de noodzakelijke oplossingen hiervoor bieden. Voor heel wat bedrijven zal dit bovendien de kans bieden om een bredere digitale transformatie te realiseren. 

Kortom, hoewel de verplichte invoering van e-facturatie aanvankelijk als een uitdaging kan worden gezien, biedt het ook talrijke kansen voor verbetering van de interne processen en innovatie binnen het Belgische bedrijfsleven. Het is een kans om oude gewoonten achter ons te laten en vol vertrouwen vooruit te kijken naar een meer efficiënte en transparante toekomst.